Dresser votre inventaire physique : le guide étape par étape 

Dresser votre inventaire physique : le guide étape par étape 
Note de la rédaction : En raison de la propagation du virus COVID-19, le nombre de visiteurs qui se rendront dans votre boutique physique sera drastiquement réduit.. Durant cette période d’incertitude, nous savons que la santé et la sécurité de vos employés, de vos clients et bien entendu des gens que vous aimez sont vos premières priorités. Ceci étant dit, nous savons aussi que de nombreux propriétaires de magasin s’efforcent d’utiliser au mieux ce temps d’immobilisation pour maintenir la santé de leur entreprise — en effectuant les opérations qu’ils n’ont pas le temps de faire en temps habituel. Nous vous proposons donc de vous pencher ici sur l’inventaire physique des stocks et sur la synchronisation de vos stocks en ligne, en magasin et dans votre système de caisse.

L’inventaire physique des stocks est une activité que les détaillants ont tendance à remettre à plus tard. Pourquoi ? Parce que compter tous les articles présents en magasin est une opération aussi fastidieuse que coûteuse en temps.

Pour trouver le temps d’effectuer l’inventaire des stocks, nombreux sont ceux qui travaillent après les heures d’ouverture ou qui ferment provisoirement le magasin. Aucune de ces solutions n’est idéale. Mais même si ce genre d’opération n’est jamais particulièrement apprécié, il est nécessaire d’effectuer des inventaires physiques des stocks pour conserver la précision des stocks, réduire la freinte de stocks et vous assurer de disposer de stocks suffisants pour répondre à la demande tout au long de l’année. Nous vous expliquons ici ce qu’est l’inventaire physique des stocks. 

Cet article répond aux questions suivantes :

  • Qu’est-ce que l’inventaire physique des stocks ?
  • Qu’est-ce que l’inventaire tournant ? 
  • Importance de l’inventaire des stocks
  • 7 conseils pour assurer la précision de l’inventaire physique des stocks
  • Corrigez toute anomalie dans les stocks
  • Contrôles à effectuer après l’inventaire des stocks

Qu’est-ce que l’inventaire physique des stocks ?

L’inventaire physique des stocks (également nommé l’inventaire exhaustif) consiste à compter tous les produits qui se trouvent dans le magasin. Les inventaires physiques des stocks sont généralement effectués par un employé désigné (ou une équipe d’employés, en fonction de la quantité des stocks présente) qui comptera les niveaux de stocks de chaque article dans l’espace de vente et dans la réserve. 

Le responsable de l’inventaire enregistre ensuite manuellement les niveaux de stocks de chaque article, soit en les consignant sur papier, soit de manière électronique à l’aide d’une feuille de calcul Excel pour la gestion des stocks. Les inventaires physiques des stocks prennent beaucoup de temps, ce qui explique pourquoi la plupart des détaillants ne les effectuent qu’une fois par an.

Pour maintenir la précision des niveaux de stocks sans avoir à passer par un inventaire physique exhaustif, de nombreux commerçants effectuent ce que l’on nomme un inventaire tournant. 

Qu’est-ce que l’inventaire tournant ?

L’inventaire tournant (également nommé l’inventaire partiel) consiste à compter des segments sélectionnés de vos stocks de manière continue. Compter chaque fois de plus petites quantités de stocks permet aux commerçants de conserver en permanence la précision des niveaux des stocks, sans avoir besoin d’heures de travail supplémentaires ni d’interruptions des heures d’ouverture. 

De ce fait, l’inventaire tournant est considéré comme l’une des méthodes d’inventaire les plus efficaces pour les détaillants. Il peut s’effectuer de manière quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle et vous évite d’avoir à faire des inventaires exhaustifs plus souvent que nécessaire. 

Comment effectuer un inventaire tournant ?

Pour effectuer efficacement l’inventaire tournant, commencez par choisir un segment de votre magasin (par exemple le rayon chaussures) ou un produit (un type de sweater) sur lequel vous allez concentrer votre attention. Comptez ensuite les articles, en veillant à indiquer les références des unités de gestion des stocks (SKU) et les tailles. Pour finir, comparez les résultats que vous avez obtenus au niveau de stocks figurant dans votre système de caisse.. 

Importance de l’inventaire des stocks

Effectuer un inventaire exhaustif des stocks ou un inventaire partiel a pour objectif de vérifier si les stocks enregistrés et théoriques de votre magasin (c’est-à-dire les niveaux de stocks présentés par votre système de caisse) correspondent bien aux stocks réellement présents dans votre magasin. 

Les commerçants appliquent généralement un mélange des deux méthodes, inventaire tournant et inventaire physique, pour rapprocher les stocks, déterminer la démarque dans les stocks et maintenir la précision des niveaux des stocks toute l’année. 

7 conseils pour assurer la précision de l’inventaire physique des stocks

Effectuer à la fois des inventaires exhaustifs et partiels présente des avantages. Par exemple, un commerçant peut effectuer des inventaires partiels chaque semaine et programmer un inventaire exhaustif annuel durant la période de calme après les fêtes. 

Si vous souhaitez associer des inventaires exhaustifs et des inventaires partiels, nous vous proposons ici quelques conseils pour que vos inventaires se déroulent de la manière la plus harmonieuse possible et avec le moins d’erreurs possible : 

  1. Utilisez une technologie dédiée à l’inventaire des stocks
  2. Choisissez avec soin les responsables des inventaires de stocks
  3. Planifiez les inventaires physiques
  4. Faites un plan du magasin
  5. Étiquetez vos boîtes et vos étagères
  6. Donnez des instructions à votre équipe
  7. Exprimez votre gratitude à votre équipe

1. Utilisez une technologie dédiée à l’inventaire des stocks 

Les inventaires physiques des stocks s’effectuent traditionnellement à l’aide d’un papier et d’un stylo ou d’une feuille Excel, pour compter les produits et comparer ensuite ces données à celles du système de caisse.

Même si cette méthode fonctionne, elle présente tout de même certains pièges. Avant tout, elle nécessite une double entrée, elle exige trop de temps et elle est sujette à des erreurs humaines. Si vous utilisez un système de caisse équipé de fonctionnalités de gestion des stocks, vous disposez sans doute d’une fonctionnalité d’inventaire qui réduira le temps nécessaire pour compter les stocks.

 

La fonctionnalité d’inventaire des stocks de Lightspeed permet aux détaillants de compter, rapprocher et comparer les inventaires de différentes périodes en utilisant un scanner de codes-barres. Vous pouvez ainsi faire l’inventaire des stocks plus rapidement, corriger des anomalies et vous assurer que les niveaux de stocks dans votre système de caisse et dans votre magasin correspondent. 

Si vous utilisez déjà Lightspeed, vous trouverez une présentation étape par étape sur notre page de soutien consacrée aux inventaires de stocks.

 

2. Choisissez avec soin les responsables des inventaires de stocks 

Les inventaires de stocks requièrent de la cohérence et un certain souci du détail. Les employés que vous choisissez pour effectuer l’inventaire doivent être expérimentés et fiables. Ils doivent prendre leur travail très au sérieux et accorder une grande importance à la précision. 

Lorsque vous constituez votre équipe pour l’inventaire, privilégiez les employés qui connaissent bien les produits que vous vendez et qui savent où ils se trouvent dans l’espace de vente et dans la réserve. Vous pouvez également intégrer un membre moins expérimenté dans l’équipe, pour qu’il apprenne le métier : vous pourrez ainsi lui confier d’autres inventaires, à l’avenir. 

Si vous travaillez seul et que vous n’avez pas le temps de vous atteler vous-même à un inventaire physique exhaustif des stocks, il peut être intéressant de faire appel à des tiers pour qu’ils s’en chargent à votre place. Ils pourront effectuer les inventaires de tout le magasin, pendant que vous vous chargerez des inventaires tournants qui sont plus faciles à gérer. 

Gardez à l’esprit que les procédures d’inventaire varient d’un prestataire à l’autre, donc il importe de consulter le tiers qui va se charger de l’inventaire des stocks, afin de comprendre clairement ses procédures et ses tarifs. 

Voici quelques entreprises qui proposent des services d’inventaires de stocks : 

3. Planifiez les inventaires physiques 

Selon le nombre de produits que vous proposez, les inventaires physiques peuvent prendre beaucoup de temps. C’est la raison pour laquelle il est essentiel de les planifier et de prévoir les moments (et les fréquences) de vos inventaires exhaustifs. 

Quand faut-il effectuer un inventaire physique des stocks ? 

Les moments et les fréquences des inventaires exhaustifs des stocks varient d’un magasin à l’autre. Certains limitent les inventaires physiques exhaustifs à une fois par an, d’autres en effectuent deux par an, d’autres encore en font à intervalles réguliers. 

Selon ionos.fr, il n’est pas nécessaire que l’exercice de l’inventaire soit le même que l’année civile. Pour certaines industries (par exemple l’agriculture), il est plus judicieux de réagir aux fluctuations saisonnières et donc de fixer la date du bilan à un autre moment, par exemple lorsque les stocks sont aussi vides que possible. Il en est de même pour les activités commerciales qui réalisent un chiffre d’affaires élevé lors des fêtes de fin d’année.

Quoi qu’il en soit, vous devez préparer longtemps à l’avance votre programme dinventaires des stocks et en informer l’équipe désignée pour les effectuer, afin qu’elle puisse se tenir disponible pendant les périodes prévues. 

Vous devez éviter de fermer le magasin durant ses heures d’ouverture. Chaque fois qu’il en est possible, efforcez-vous d’effectuer les inventaires physiques après les heures d’ouverture. Si cela n’est pas possible et que vous devez fermer provisoirement votre magasin, informez-en vos clients par e-mail (MailChimp propose un créateur d’e-mail facile à utiliser) et par affichage en magasin. 

Informez-les de la raison de la fermeture et du moment de réouverture et rappelez-leur qu’ils peuvent toujours faire des achats dans votre magasin en ligne. 

Si vous utilisez déjà Lightspeed, vous pouvez intégrer MailChimp à votre système de caisse et envoyer des e-mails personnalisés et des newsletters périodiques aux abonnés de votre liste de mailing. 

4. Faites un plan du magasin

Pour simplifier l’inventaire, il peut être utile d’imprimer un plan de votre magasin et de votre réserve, en indiquant également où se trouve chaque type de produits. Ce plan sera un outil de navigation pratique pour votre équipe chargée d’effectuer l’inventaire.

Un plan étiqueté de l’agencement de votre magasin vous permettra de confier plus facilement un produit ou une partie spécifique de votre magasin à différents employés. Vous resterez ainsi bien organisé et vous pourrez décider des stocks à inventorier et des personnes qui s’en chargeront.

On vous conseille d’y indiquer « l’emplacement de chaque étagère, chaque présentoir, chaque mur et chaque rayon » et de préciser les catégories de produits qui s’y trouvent. 

Votre agencement de magasin étiqueté peut également servir de liste de contrôle pratique durant tout le processus d’inventaire des stocks. Chaque fois qu’une partie est inventoriée et que toute anomalie éventuelle est identifiée, vous pouvez la marquer comme achevée.

Consignez les parties du magasin dont vous effectuez l’inventaire, les parties dont l’inventaire est achevé et les anomalies éventuelles dans chaque partie et chaque catégorie de produits.

5. Étiquetez vos boîtes et vos étagères 

En matière d’inventaire des stocks, l’esprit d’organisation est la clé pour simplifier les opérations et maintenir la précision. Les palettes en vrac et les produits errants(sans boîte ni emballage) peuvent souvent provoquer des anomalies dans les stocks qui pourraient être évitées. 

Pour assurer l’organisation de votre réserve, vous pouvez étiqueter les boîtes des produits non visibles ou cachés et les ranger par type de produits (rangez des jeans avec les autres jeans, par exemple). Rangez vos produits à des endroits définis et veillez à ce que votre personnel respecte les catégories des produits et ne place jamais un article à un endroit où il ne doit pas se trouver. 

Conseil : Avant de commencer un inventaire physique des stocks, assurez-vous que vos produits sont bien à leur place. Effectuez une tournée de contrôle dans votre surface de vente et votre réserve, afin de trouver tout produit errant ou déplacé.

Gérez les stocks non catégorisés

Avant de commencer votre inventaire, contrôlez le rapport de votre système de caisse sur les stocks sans catégorie, afin d’identifier les articles qui n’ont pas de catégories désignées. Une bonne organisation des stocks dans votre système de caisse vous permettra de réduire les anomalies évitables, de faciliter la planification et les achats des stocks et d’assurer l’exactitude des futurs rapports d’inventaires que vous utiliserez. 

Si vous utilisez déjà Lightspeed, vous pouvez régler la question des stocks sans catégorie avant d’effectuer un inventaire, grâce au rapport Uncategorized Inventory

6. Donnez des instructions à votre équipe

Autre élément important dans l’organisation de l’inventaire : fournissez des instructions claires à l’équipe qui va s’en charger. Indiquez à chacun de quelle partie du magasin ou de la réserve il est responsable, expliquez comment saisir et suivre les produits qui sont inventoriés et répondez à toute question éventuelle. 

Expliquez en détail le plan étiqueté de l’agencement de votre magasin, pour que chacun comprenne comment s’orienter et trouver les produits dont il doit faire l’inventaire. Ceci facilitera considérablement l’inventaire physique et le rapprochement des stocks. 

7. Exprimez votre gratitude à votre équipe

Offrir un repas, des snacks et des boissons gratuits est un geste qui ne peut qu’améliorer la satisfaction des employés. Cette règle sera d’autant plus vraie si vous avez organisé votre inventaire physique en dehors des heures d’ouverture habituelles.

L’inventaire des stocks est une activité fastidieuse : pensez donc à offrir à vos employés de quoi se restaurer suffisamment, pour leur permettre de faire du bon travail.  

Rapprochement des stocks : corrigez toute anomalie dans les stocks 

Vous rencontrerez très probablement certaines anomalies dans les stocks. L’essentiel est d’identifier chaque fois la cause du problème. 

Vérifiez les anomalies

Avant de tirer des conclusions, recomptez les produits pour lesquels vous relevez des anomalies très importantes ou très réduites. 

Dans la plupart des cas, ces différences sont dues à des erreurs durant l’inventaire, par exemple des erreurs de calcul ou de saisie des chiffres. 

Dans ce cas, il suffit généralement de demander à vos employés de compter leurs stocks plusieurs fois, pour éviter de telles erreurs à l’avenir. Pour réduire radicalement les risques d’erreurs consécutives à la saisie incorrecte de données et de niveaux de stocks dans votre système, vous pouvez utiliser un scanner de codes-barres. 

Autres causes d’anomalies dans les stocks

Les anomalies dans les stocks peuvent également avoir des causes plus soucieuses, comme le vol à l’étalage ou le vol par des employés. Vous êtes peut-être confronté à des fraudes ou des vols internes, auquel cas vous devez enquêter, vérifier les enregistrements de vidéosurveillance et éventuellement engager des poursuites. 

Quoi qu’il en soit, l’une des meilleures méthodes pour découvrir des anomalies systématiques et prendre les mesures qui conviennent consiste à effectuer régulièrement des inventaires tournants.

Contrôles à effectuer après l’inventaire des stocks

Lorsque votre inventaire est terminé, plusieurs opérations importantes sont encore à faire pour assurer la précision des stocks : 

Revérifiez votre inventaire des stocks 

Avant de mettre à jour les niveaux de stocks de certains produits dans votre système de caisse, il est toujours plus prudent de vérifier à nouveau l’exactitude des valeurs relevées. 

La meilleure façon de le faire est tout simplement de demander aux personnes chargées de l’inventaire de recompter plusieurs fois leurs stocks afin de s’assurer des résultats. Autre possibilité, quoique plus coûteuse en temps : recompter chaque catégorie de produits présentant des anomalies. 

Contrôlez vos rapports de stocks 

Pour gérer efficacement vos stocks, l’essentiel est de suivre vos données et d’être capable de les transformer en informations utiles.

Utilisez des rapports sur les stocks comme ceux indiqués ci-dessous, pour vous aider à anticiper sur vos besoins en matière de stocks : 

  • Rapport des écarts : utilisez le rapport sur les anomalies pour découvrir facilement les anomalies dans vos quantités disponibles après un inventaire des stocks. 
  • Rapports de faibles niveaux de stocks : utilisez le rapport d’alerte en cas de faible niveau de stock pour identifier les articles qui se vendent bien et dont les stocks s’épuisent rapidement. Réapprovisionnez vos stocks avant leur épuisement, afin de pouvoir continuer de répondre à la demande pour les articles en question. 
  • Turns report : Utilisez votre rapport sur les rotations pour connaître les taux de rotation de vos stocks (c’est-à-dire le nombre de fois que vous avez vendu et reconstitué votre stock total). Plus le taux de rotation est élevé, plus vous vendez les articles en question. Ces informations peuvent vous aider pour la planification des stocks et les futurs approvisionnements.

 

Localisez les zones à risques de votre magasin et réduisez la démarque

Une fois que votre inventaire est terminé et que vous avez identifié clairement les anomalies pour chaque partie du magasin, vérifiez s’il existe des tendances.

Les anomalies relevées peuvent se concentrer dans certaines parties du magasin, comme la zone située près de l’entrée ou les rayons d’articles plus coûteux. Informez vos vendeurs de vos constatations et enseignez-leur comment repérer et arrêter les voleurs à l’étalage. 

Comparez les résultats des rapports des inventaires achevés

Quand vous aurez effectué plusieurs inventaires de vos stocks, comparez leurs résultats. Recherchez des tendances éventuelles. Vous remarquerez peut-être, par exemple, une augmentation des anomalies dans les stocks des accessoires moins coûteux. Si c’est le cas, il pourra être judicieux de les placer plus près de la caisse, afin de dissuader les voleurs. 

Quoi qu’il en soit, la comparaison des résultats des inventaires est l’unique manière de découvrir des tendances et de trouver des solutions. 

 

Prenez le temps de faire l’inventaire de vos stocks 

Que vous effectuiez vos inventaires à l’aide d’une feuille et d’un stylo, d’une feuille de calcul Excel ou d’un logiciel de gestion des stocks sophistiqué comme Lightspeed, la gestion systématique et organisée de vos stocks est sans aucun doute la clé de la rentabilité de votre magasin. 

La qualité de la gestion et des inventaires des stocks n’est pas une question de chance. Elle dépend d’une planification minutieuse, de procédés de gestion des stocks clairs, acceptés et appliqués par les employés, de l’efficacité de l’organisation de l’espace de vente et de la réserve et du souci du détail à chaque étape. 

Une bonne gestion des stocks permettra de réduire les anomalies, d’accélérer les rapprochements des stocks, d’améliorer la rentabilité des approvisionnements et d’augmenter l’efficacité des employés. Pour y parvenir, suivez les conseils que nous vous avons présentés précédemment.