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Restauration

5 avantages à utiliser un logiciel de réservation en ligne dans votre restaurant

5 avantages à utiliser un logiciel de réservation en ligne dans votre restaurant

Les opérations des restaurants sont de plus en plus simplifiées par la technologie, et les réservations de restaurant ne font pas exception. Au cours de l’année écoulée, les propriétaires et gérants de restaurants ont utilisé leurs systèmes de réservation pour accueillir leurs clients dans un contexte sanitaire inédit.

L’utilisation d’un système en ligne de réservations pour les restaurants présente de nombreux avantages : elle libère votre personnel du temps passé au téléphone, donne aux clients un meilleur contrôle sur leurs réservations et fournit davantage de données et d’informations sur les clients.

Découvrez plus en détail 6 avantages clés à se doter d’un un logiciel de réservation dans votre restaurant et 4 types d’outils de réservation en ligne qui vous aideront à simplifier vos demandes de réservation.

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Comment prendre des réservations dans son restaurant ?

Si les logiciels de réservation présentent des avantages indéniables pour les restaurateurs (voir plus bas pour ces avantages), d’autres méthodes et outils existent pour gérer les réservations de ses clients.

1. Les réservations par téléphone : du classique ! 

Si la prise de réservation par téléphone était la norme dans les années 90 et début 2000s, la démocratisation d’internet et l’arrivée de logiciels de réservation a rendu presque désuet cette méthode de réservation.

Certes totalement gratuite par rapport aux solutions logicielles de réservation, elle n’en présente pas moins des inconvénients plus délicats à gérer dans le quotidien très mouvementé des restaurateurs du XXIeme siècle : 

  • Une solution chronophage :  selon le service et la période de l’année, devoir répondre au téléphone peut constituer un emploi presque à temps plein ! Pas facile dans ces moments-là de jongler entre votre service, les demandes des clients et les éventuels imprévus et vos réservations par téléphone !
  • Des réservations sujettes à erreurs : nombres de personnes, horaire ou même jour ; les erreurs sont vite arrivées lorsque votre personnel de salle doit gérer entre service en salle et mémorisation des informations communiqués par téléphone ! 
  • Une opportunité de chiffre d’affaires en moins : plus de 18% des réservations reçues sont effectuées la nuit entre 22h et 10h du matin !  Votre restaurant étant fermé la nuit, ce sont des réservations en moins pour votre activité, d’où l’importance d’un outil pouvant accepter des réservations en dehors de vos heures d’ouverture.

2. La centrale de réservation

La centrale de réservation permet aux restaurateurs d’externaliser la gestion de leurs réservations auprès d’une centrale d’appel, qui se charge de répondre aux appels des clients à la place des restaurants.

Si cette option permet aux établissements de se concentrer sur le coeur de leur activité en se délestant d’une tâche chronophage, plusieurs inconvénients sont à noter :

  • Transfert de l’image de marque : tout comme la livraison via une plateforme tierce dans laquelle vous confiez l’expérience finale de votre marque à un livreur, il est en de même avec la centrale de réservation. Votre image peut être affectée alors même que vous n’êtes pas responsable des propos de la centrale !
  • Tarifs : selon la centrale de réservation, il faut compter environ 2 euros de commissions par couvert.

3. Les réservations en ligne 

La réservation en ligne présente l’avantage de combiner plusieurs avantages tout en un : contrôle processus de réservation de bout en bout, possibilité de réserver une table à tout moment ou encore la possibilité de collecter des données sur vos clients sans lever le moindre petit doigt.

Plus spécifiquement, un module de réservation en propre ou un logiciel de réservation en ligne présente les avantages suivants :

  • Enregistrement des réservations à tout moment – même en dehors de vos heures d’ouverture
  • Gain de temps pour les restaurateurs et les clients : fini les longues discussions sur la disponibilité des créneaux horaires ou le nombre de convives souhaités ! Avec la réservation en ligne, les clients peuvent renseigner toutes ces informations et réserver le créneau de leur choix. 
  • Erreurs de réservations évitées : noter le détail des réservations sur papier est sujet à erreurs. Avec la réservation en ligne, toutes les données sont enregistrées, évitant les erreurs potentiellement coûteuses de réservations erronées ! 
  • Base de données clients : la réservation en ligne permet aux restaurateurs de se constituer un fichier client qualifié (adresse, email, fréquence de réservation, etc) à exploiter pour personnaliser le service à table ou lors de campagnes promotionnelles par exemple.

6 avantages clés à vous doter d’un logiciel de réservation en ligne dans votre restaurant

1. Facilitez le processus de réservation en ligne

80% des clients recherchent un restaurant en ligne avant de décider où dépenser leur argent. Vous devez donc avant tout vous assurer que votre présence en ligne est optimisée pour les résultats de recherche Google.

Le choix d’un restaurant pouvant être sujet à controverse, le recours à un générateur aléatoire de restaurant peut constituer une solution alternative pour les clients. Mettez toutes les chances de votre côté en optimisant le référencement de votre site web ou fiche Google My Business afin d’apparaître dans les premiers résultats. 

Une fois votre configuration de votre système de réservation terminée, assurez-vous que le processus de réservation soit facilement opérationnel et visible depuis le point de contact (site web, page Facebook, fiche Google My Business, annuaire en ligne, etc).

Système de réservation restaurant gastronomique Kei

Le restaurant gastronomique Kei affiche un bouton de réservation depuis la page d’accueil de son site web.

réservation fiche Google My Business restaurant le Pérolles

Autre exemple, les clients peuvent réserver directement une table depuis la fiche Google My Business du restaurant le Pérolles.

2. Réduisez le nombre de réservations manquées grâce à une empreinte bancaire ou un dépôt de garantie

Il est frustrant de ne pas se présenter à une réservation de restaurant en temps normal, mais c’est encore plus vrai lorsque le restaurant  doit refuser d’autres clients en période de rush. 

Certains systèmes de réservation de restaurant vous permettent d’exiger un dépôt ou une empreinte bancaire lorsque les clients font une réservation. Le dépôt peut facilement être imputé à la facture finale du client, de sorte qu’il ne débourse pas d’argent supplémentaire après avoir mangé. A l’inverse, un dépôt non remboursable pour les personnes qui ne se présentent pas est une incitation à se présenter à la réservation ou à passer un appel de courtoisie s’ils doivent annuler.

3. Soyez clair sur les limites de temps et les politiques de réservation

Pendant les heures de pointe ou les périodes plus chargées de l’année (saison estivale et réouverture des terrasses notamment), et surtout lorsque vous ne pouvez pas fonctionner à 100% de votre capacité, il est important de fixer des limites de temps, des restrictions sur vos capacités de table et d’autres règles que les clients doivent respecter. Il est plus facile de communiquer ces règles avec un système de réservation de restaurant en ligne, car vous pouvez les afficher sur le site de réservation ou dans les emails et SMS de confirmation/rappel.

Quelques règles de réservation de restaurant à prendre en compte pendant les heures de pointe :

  • Politique de non-présentation ou de retard : À partir de quel moment devez-vous libérer une table réservée au profit d’une personne qui attend patiemment ? (De nombreux restaurants accordent un délai de grâce de 15 minutes.) Et si un client ne se présente pas du tout ? Il est peut-être temps d’exiger un dépôt ou une empreinte bancaire comme décrit ci-dessus, si cela devient un problème persistant.
  • Limite de temps : vous ne voulez pas que les clients se sentent pressés ou mal accueillis, mais lorsque vous enchaînez les réservations pendant ces périodes de rush, les tables doivent être libérées en temps voulu pour le prochain client. Fixez clairement une limite au temps passé à la table (en général, elle est fixée à environ deux heures) et demandez aux convives d’appeler pour prendre des dispositions s’il a l’intention de rester plus longtemps.
  • Nombre maximal de clients par table : de nombreux systèmes de réservation de restaurants vous permettront de plafonner le nombre de clients pour lesquels une réservation peut être faite. Veillez également à communiquer sur la limite de places par table dans le logiciel de réservation pour éviter les mauvaises surprises.

4. Exploitez les données sur les clients pour les inciter à revenir

En utilisant une combinaison de données provenant de votre logiciel de caisse et de votre système de réservation de restaurant, vous pouvez identifier les clients qui reviennent et vos clients les plus fidèles. Vous pouvez ainsi créer des supports ou campagnes marketing ciblées en fonction de leurs commandes passées, de la fréquence de leurs visites ou du montant de leurs dépenses sur une période donnée. 

Vous pouvez également repérer les clients qui n’ont pas commandé ou mangé chez vous depuis un certain temps, et les inciter à revenir. Par exemple, si un client a commandé un boeuf bourguignon à chaque visite mais n’est pas revenu depuis qu’il a été retiré du menu, envoyez-lui un e-mail dès que ce plat est de nouveau disponible. 

Vous pouvez également proposer des promotions périodiques, une réduction/remise ou un plat offert à vos clients les plus fidèles qui viennent fréquemment et/ou dépensent plus d’une certaine somme d’argent sur une période donnée.

5. Planifiez votre personnel en amont

Une autre vertu de la mise en place d’un système de réservation dans votre restaurant ? 

La possibilité de mieux planifier votre personnel en amont et donc de limiter vos coûts de personnel inutiles.  Un système de réservation vous permet de prévoir en avance le nombre de serveurs et de cuisiniers à affecter par service et par jour.

A l’heure d’une pénurie du personnel toujours prégnante ( plus de 110 000 à 140 000 postes sont vacants en France, d’après une étude de France Info) et où un meilleur équilibre vie pro-vie perso est privilégié,  votre système de réservation est votre meilleur allié pour redonner du temps personnel à votre personnel tout en réalisant des économies.

6. Une synchronisation en temps réel avec les logiciels de caisse

La plupart des logiciels de réservation en ligne sur le marché proposent l’intégration de leur plateforme avec les logiciels de caisse des restaurateurs, permettant là encore un gain de temps dans la gestion du service.

Les réservations sont synchronisées en temps réel avec le logiciel de caisse du restaurant et permettent d’ouvrir une table automatiquement en se connectant au plan de salle. Plus besoin au personnel de réserver manuellement une table !

Autre avantage de cette intégration : la possibilité de visualiser et de comparer les statistiques de réservation (quels sont vos clients qui réservent le plus souvent ? quels jours ou services attirent le plus de réservations ? ) et vos données de vente provenant de votre logiciel de caisse (temps moyen passé à table, ticket moyen, etc). 

En connectant ces données, les restaurateurs peuvent par exemple identifier quels sont les clients provenant des plateformes de réservation les plus dépensiers ou les serveurs les plus performants, permettant d’ajuster leurs stratégies de fidélisation.

Réservation en ligne : un outil qui bénéficie à chaque collaborateur dans votre restaurant 

Les outils de réservation en ligne présentent des avantages pour chaque membre de votre équipe – du manager de restaurant aux serveurs en passant par l’hôte ou hôtesse d’accueil.

  • Manager de restaurant ou directeur de salle : la réservation en ligne permet aux managers de salle de mieux planifier leur personnel comme évoqué, mais également d’anticiper sur la gestion des stocks. Avec une visibilité sur le nombre de couverts, plus facile d’anticiper les ingrédients et aliments nécessaires pour chaque service !
  • Hôte/hôtesse d’accueil : avec un système de réservation connecté au logiciel de caisse, l’hôte ou l’hôtesse d’accueil peut anticiper la rotation des tables et communiquer un temps d’attente précis aux clients, plutôt que de communiquer des informations vagues !
  • Les serveurs : la réservation en ligne permet aux clients d’indiquer leurs demandes spécifiques (allergènes, anniversaire, etc), ce qui permet à vos serveurs de préparer en amont ces requêtes plutôt qu’à la dernière minute. Un gain de temps précieux et des clients satisfaits !

Les 4 meilleurs outils de réservation pour restaurants

Il existe de nombreuses options, mais les meilleurs outils de réservation pour restaurants vous aideront non seulement à gérer les réservations, mais aussi à rationaliser les opérations, à économiser de l’argent, à réduire le nombre de no-shows et s’intègrent avec votre logiciel de caisse pour fournir des analyses et des statistiques détaillées et exploitables.

  • Opentable

OpenTable est le premier opérateur mondial de réservations de restaurants en ligne, avec un réseau étendu de restaurants  et un système basé sur le cloud pour aider les restaurants à mieux gérer les réservations et à remplir plus de couverts. OpenTable enregistre chaque mois plus de 28 millions de réservations en ligne. L’outil de réservation permet aux clients de connaître les disponibilités en temps réel, de réserver une table ou de rejoindre une liste d’attente dans le monde entier. Intégration disponible avec de de multiples logiciels de caisse, dont Lightspeed Restaurant.

  • Guest Online

Guest Online est un cahier de réservation numérique (sans commission) permettant aux restaurateurs de connecter les réservations enregistrées en temps réel à leur plan de salle, de faire face aux no-shows grâce à une empreinte de carte bancaire et de centraliser l’ensemble de leurs réservations sur différents supports (Google My Business, site web, Facebook, annuaires, etc). L’outil de réservation est lui aussi intégrable avec plusieurs solutions de caisse enregistreuse, dont Lightspeed Restaurant. 

  • Resengo

Resengo est un système complet de réservation et de liste d’attente pour les restaurants, configurable selon les besoins des établissements.  Ils offrent un logiciel de pointe, des prix équitables et un service client disponible 7 jours sur 7. Le système comprend également la gestion des tables, la billetterie, la réservation en ligne, la gestion de la relation client, une application mobile et l’intégration au logiciel de caisse.

  • Zenchef

Zenchef est un outil de réservation en ligne tout-en-un : de la prise de réservation à la synchronisation des tables en passant par l’affichage d’un menu digital et l’intégration avec le logiciel de caisse, les restaurateurs peuvent gérer l’ensemble du processus de réservation, sans frais de commission.

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Réservation en ligne pour les restaurants: des avantages indéniables 

Travailler avec un système de réservation intégré à un logiciel de caisse présente des avantages indéniables pour les restaurants: gain de temps, erreurs de saisie et doublons évités, ou encore meilleure rotation des tables.

Autre impact sur le plan financier : cela permet d’évaluer la quantité de stocks alimentaires à acheter par service et de réduire les coûts alimentaires.

Si vous souhaitez découvrir comment un logiciel de caisse comme Lightspeed Restaurant et nos partenaires d’intégrations peuvent vous aider à automatiser votre système de réservation et réduire vos coûts, contactez-nous.

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